编号:PA RR

 编号:PA RR — 001

 为提高各部门文书处理质量及效率, 规范文书管理,充分发挥文书在各项工作中的指导作用, 根据《国

 家行政机关公文处理规则》和管理有限公司公文管理制度有关规定,结合酒店实际情况,特制订本制 度。

 一、 公文种类及具体适用范围

 (一) 公文种类

 酒店的发文形式一般分店务发文和其它发文两大类。具体而言,店务发文主要包括店务发文、人事行 政部发文两种;其他发文形式主要包括工作简报和部门备忘录。

 ?店务发文是对全店行政事务进行部署、指示及对外商洽的公文。店务发文包括两种发文代字,分别 为店字、函字两种。

 (1) 店字:主要用于向上级公司的重要报告、请示和意见,对全店进行工作部署,发布规章制度,通

 报重要事项等。的店字发文字号为“xx〔 200*〕*号”。

 (2) 函字:主要用于向上级公司内设部门或不相隶属单位间商洽工作、询问和答复问题,请求批准有

 关事项等。的函字发文字号为“%^函〔 200*〕*号”。

 ?其他发文:包括工作简报和备忘录两种形式。

 (1) 工作简报形式多样,可分为全店性工作简报和部门工作简报两大类。主要用于反映情况、交流经 验等。工作简报应标识简报期数和印发机关。

 (2) 备忘录主要用于部门之间沟通和商洽工作,各部门向酒店领导呈报工作计划、思路,建议及处理

 方案寺。

 (二) 具体适用范围:

 本酒店公文种类主要包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

 ?决定:适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机构不适 当的决定事项。

 ?通知: 适用于转发上级和不相隶属单位的公文;批转下属公司的公文;发布规章;要求下属公司 办理和有关单位需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部。

 ?通报:适用于表彰先进,指出存在问题,纠正错误,知会有关情况。

 ?报告:适用于向上级机构汇报工作,反映情况,提出意见或建议,报送材料,答复上级机构的询问。

 ?请示:适用于向上级请求指示、批准。

 ?批复:适用于答复下级请示事项。

 ?意见:适用于对重要问题提出处理方法的意见或建议。

 &函:适用于与公司不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

 ?会议纪要:适用于记载和要求办理的议定事项。

 .工作简报:阶段性酒店工作总结与工作分析

 二、 公文格式规范

 本规范规定了酒店公文通用的纸张要求,公文中各要素排列排序和标识规则。

 (1) 文件标题用字为“二号方正小标宋” ;文件正文用字为“三号方正仿宋”,一级标题序号为“一”,

 三号黑体,末尾不加标点;二级标题为(一) ,三级以下标题分别为“ 1”、“( 1)”。

 (2) 文号年份为“〔〕”(六角符号)例:渝两江发〔2010〕1号。

 (二) 公文排版规则

 .在拟写公文时,遵循统一的页面布置标准:上下页边距定为 190mm左右页边距均为250mm装订线

 留5mm文书标题统一为2号方正小标宋,居中排布。文内如有小标题使用 3号黑体字型。

 .文字由左至右横写、横排。正文的行间距规定为 28磅固定值。

 ?店务公文须使用酒店对外函头格式。

 ?内部发文,包括办公例会纪要,统一使用内部行文备忘函头格式。

 ?所有公文都单面打印,内部发文须双面或利用环保纸打印。

 (三) 公文中各要求标识规则

 公文各要求是指眉首、主体、版记三部份,置于首页函头线上部分为眉首,函头线以下主题词之间为 主体,主题词以下为版记。

 1.秘密等级和保密期限

 公文如需标识秘密等级,用 4号黑体字,顶格标识于版面主体右上角第 1行,两字,间空1字,如需

 同时标识秘密等级和保密期限,用 4号黑体字,顶格标识版面主体左上角第 1行,秘密等级和保密期

 限之间用“★”隔开。

 ?紧急程度:

 公文如需标识紧急程度,用 4号黑体字,顶格标识于版面于主体左上角第 1行,两字间空1字。发文字号 年份,序号阿拉伯数字标识,年份使用全称,用六角括号“ 〔〕括入,序号不编设虚位(如 1编为1),

 字号不加第字。

 ?发文字号用四号加黑华文中宋,排布于函头文线下最右侧,与函头线右边缘顶齐,距函头线 20mm

 .所有店字发文或若是上报公文,需标识签发姓名,发文字号与签发人姓名分到两行平行排布。若公 文需加注密级和紧急程度的,则将发文字号下移一行同位置处。

 ?发文机构标识:

 标识采用规范化简称(中英文),行文时使用带标识的信笺。并使用W系统规定的字体和字型。

 .签发人

 “签发人”排布于发文字下一行与发文号对齐,两行之间间距为固定值 20磅。“签发人”三字用4号加

 黑华文中宋标识,后标全角冒号,冒号后用 4号加黑华文中宋标识签发人姓名。

 .公文标题:

 公文标题用2号方正小标宋字号标识,在发文字号、签发人标识下空 2行处居中排布。

 &主送单位:

 主送单位在公文标题下空 1行,左侧顶格标识。回行时要顶格,在最后一个主送单位名称后标全角冒号。

 .公文正文:

 公文正文排布在主送单位下 1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。公文正文使用 小3号方正仿宋字体。

 .公文附件:

 在公文正文下空一行,左空 2字用小四号华文仿宋字体标识, “附件”两字后标全角冒号。附件如有序

 号使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订,并在附件左上角第 1行用四号

 加黑仿宋字体顶格标识“附件” 2字,有序号时标识序号,下空 1行用2号加黑宋体居中标识附件名称。

 .主题词:

 “主题词”三字用小 3号仿宋体字,居左顶格标识,后标全角冒号,词目用小 3号仿宋体字,词目之间

 空1字。

 .抄送:

 公文如有抄送,在主题词下 1行,左空1字,用小3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关 间用顿号隔开,回行时与冒号后抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。

 ?印发机关和印发时间:

 位于抄送机关之下 (无抄送机关在主题词之下) 占1行位置,用小4号华文仿宋体字。印发机关左空1字,

 印发时间右空1字。

 印发时间以公文打印日期为准,用阿拉伯数码标识。

 .页码:

 公文应当在每页页脚中间用阿拉伯数码标注页数。页码使用宋体十号字。

 ?用印:

 除“会议纪要”和翻印的文件外,公文应当加盖印章。单一机构发文在成文日期上不再署发文机构名 称,只在成文日期上加盖印章。印章端正、居中下压成文日期,齐年盖月。

 联合上报的非法规性文件,由主办单位加盖印章。联合下发的公文,联合发文单位都应当加盖印章。

 用印应当端正、清晰、上不压正文,下压成文日期。用印页如无正文,应当在页首用括号标明“此页 无正文”。

 三、收文管理规则

 酒店公文由人事行政部统一协调与管理,并具体负责公文的统收、统发、分办、传递、用印、立卷、 归档和规定销毁等工作。

 (一)、收文流程:

 (二) 、公文的签收及编号保管

 .所有公启文件都由行政秘书进行登记签收。

 ?签收文件时,应检查文件内容是否完整清晰。若有疑问,应及时与送件单位联系。

 ?所有的公启来文均应分类登记和编号。

 ?对签收后的文件须按类做分转或上报处理。凡以酒店相关部门为收文单位的函件,可直接分转到部 门,由各部门负责办理签收登记手续;凡以酒店为收文单位的,尤其是对上级公司、政府相关机构来 文,则须由行政秘书执行拟办程序。

 5?人事行政部、各部门收到由酒店承办或归档的来文,统一由行政专员呈报酒店领导阅签后执行办文 手续,最后原件送交行政部执行归档手续。

 (三) 公文的阅批、分转与传阅

 1?凡酒店正式文件须先由人事行政部负责人在“阅文表”签注办理意见,并根据文件内容和性质呈酒 店总经理阅批,其后才能分送承办部门阅办。

 ?为避免文件积压,一般情况下应在 1天内完成文件的阅批和分办。紧急要件须即阅即办。

 ?凡经总经理批示或交有关部门办理的公文,行政部要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重点公文 重点催办,一般公文定期催办。

 ?为加速文件流转,行政部应于收件当天将文件送到酒店领导和承办部门执行批办和传阅。若传阅涉

 及两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不超过 2天完成传阅。

 5?传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带离酒店,也不得将文件交予无关 人员阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

 .阅文件者在收件后应及时阅完并送还人事行政部行政专员处归档。

 四、发文管理规则

 (一)发文流程

 1?以酒店名义发出的文件、通知、决定、请示、报告、会议纪要和工作简报等,均属发文范围。

 2 ?上述文书主要用于:

 (1) 公布酒店各类规章制度;

 (2) 转发上级公司文件或根据上级公司文件精神制订的文件;

 3)公布酒店机构变动或干部任免事项;

 (4) 发布有关奖惩决定和通报;

 (5) 其它有关酒店重大事宜;

 (6) 向上级公司报工作计划、请示报告、处理决定;

 (7) 同有关单位联系和商洽各项事宜。

 (二) 发文权限

 ?以酒店名义上报或下发正式文件的权利集中在人事行政部,其它部门一律不得自行对外发送正式文 件。

 ?各部门有发店字公文需求时,应先向人事行政部提出申请,并将文件底稿交予审核。符合发文要求 的,人事行政部按酒店统一的发文字号办理发文。

 ?酒店所有文件经由总经理签发后方为生效。

 ?各部门间用以沟通工作, 商洽事务的备忘录, 不属于正式文件范围, 可由各部门负责人审定后发送。

 (三) 发文程序

 ?各部门需要发店子公文,应根据实际工作需要草拟文件初稿。

 ?文稿拟就后,由部门负责人初审,并交人事行政部拟办发文手续。

 ?人事行政部负责对文稿进行审查和修改。对文字错漏严重,内容不妥,格式不符的文稿应退回拟稿 部门重新拟稿。

 .经人事行政部审查修改的文稿,附“文件稿纸” ,后由人事行政部送呈总经理审定签发。

 ?对涉及两个或多个部门职权范围内事项的文件,在送呈总经理签发前须由相关部门负责人履行会签 手续。

 ?经总经理批准签发的文稿交由人事行政部统一编号印发

 五、 公文办理时限

 ?对一般的请示性文件,属于酒店审批权限范围内可直接批复的,由职能部门直接提出拟办意见或直

 接拟稿一并呈批,如属较复杂的请示文件,必须在 1个工作日内提交意见并呈批。原则上在收文后 1

 个工作日内完成呈批并复来文部门。

 ?不属于酒店审批权限范围,需请示上级或相关单位的文件,经酒店领导批复后,由经办部门在收文 后2个工作日内拟写上报请示并呈批。

 ?对需作调查、详细可行性分析的或需征询法律意见等涉及重大、复杂事项的,有关职能部门应在收 文后5个工作日内,最迟 7个工作日内提出意见呈批。

 .如需协调处理,征求意见或补齐数据的文件,各有关部门应在收文后知会人事行政部向来文单位或

 相关部门提出所需资料的明确要求。待来文单位或相关部门补齐有关资料和提出意见后 2个工作日内

 办理,并在文件处理单上注明。

 ?急件应及时处理,原则上经办部门应在收文后 1个工作日内完成呈批并复来文单位。如有时效要求

 的,则按时效要求办理。

 六、 督办

 除特殊规定外,人事行政部负责上级交办事项和酒店各部门承办事项的催办、督办工作,及时跟踪、 检查所办文电的去向,按时限要求催办并作好催办记录,对经催办仍无法办结的,应及时报告酒店领 导。

 七、 公文立卷、归档和销毁

 ?公文办理完毕,应根据《档案法》和两江假日酒店管理有限公司的有关规定,及时收集公文定稿、

 正本和会签稿、重要修改稿等,保证有关材料的齐全、完整。 (详见《档案管理实施细则》)

 ?公文立卷,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,以便保管和利用。电报传真随同文件 一起立卷。

 ?联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复印件。

 公文复制作为正式文件使用时,应当加盖复制单位证明章,并视同正式文件妥善保管。

 .酒店案卷确定为长期保管,各部门保管的文件于下一年的第一季度移交人事行政部统一立卷归档管 理。个人不得保存应归档的公文。

 ?没有归档价值和存查价值的公文,经过鉴别和人事行政部负责人批准,可以定期销毁。销毁秘密公 文,应当进行登记,并由两人监销,确保不丢失、不漏销。

 八、制度的执行和解释: 本制度由人事行政部负责解释,自印发之日起执行。

 

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