文书管理制度

 、文书管理规则

 □ 总则

 第一条 目的为使文书管理制度化,以增进文书处理之品质及效率, 特订定本规 则。

 第二条 范围

 本规则所称文书管理,指总管理处各部、室、中心或各公司 ( 含事

 业部、业务执行部门 )与外界来往的文书 (包括电报 ) 及关系企业 (含公司 内容)各部门间来往文书 (包含签呈 ) ,自收(发)文至归档全部过程之办 理与控制。

 □ 承办部门

 第三条 总收发部门 总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办 理,各公司( 工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。

 总收发部门 负责文书之收受及发送。

 第四条 管理部门

 ( 一 ) 总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的 文书,以各公司总经理室或管理处为管理部门;营业、采购、工务、资 料、法律、服务、训练等业务部门的文书,得以各该业务部门的最高主 管部门为管理部门。

 ( 二) 各公司 (工厂)所在地与外界来往属地区性文书, 以其所在地之 经理室或管理处 ( 或总务部门 ) 为管理部门。

 ( 三 ) 关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以 上部门为管理部门。

 ( 四 ) 管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分 文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书未按规定处理者,管理 部门不得受理。

 第五条 主办及会办部门

 ( 一 ) 文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门, 如有 涉及其他部门时,其他部门则为该项文书的会办部门。

 ( 二 ) 本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如表

 4.1 。

 □ 行文

 第六条 行文类别

 ( 一 ) 函:发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或 关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。

 ( 二 ) 公告:就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。

 ( 三 ) 便函:关系企业各公司、 部门间或公司内各部门间业务接洽时 使用。

 表4.1

 资料报送对象

 主办部门

 提供部门

 報注

 一、金融机恂

 各财务部

 各公司会汁处(科}

 二■.主管机构

 (一)规务主管机构

 各公司会计处(科)

 各公司令计社(科}

 (二}商业及证券主管

 进律事务室

 各公司会计处(科)

 机构

 (三〉工厂主密机构

 各公可总经理或独立厂区 之管理部门

 各公司会计社(科}及 技术、工务部门

 会:凄律事务室

 (岡)外汇留易主營机构

 资对部

 各醫司会计处(科)

 会:法律爭务室财务部如发 布资料渉处公司业务政蒐事 项应拥售怏核定后始得旬外 宜布"

 二、报界(新闯)资料

 秘书室

 各公司总经理室

 四、业务往耒客户(业务 上需要及惟广产品宜

 营业部门

 由营业部门委请设计 編制

 传资料)

 五,脏东及一觀性客户

 各公司总经理室(统7稱式

 各公司及总管理处有关

 (一)务求文字简要.设计新

 (编制各公囹或关系

 自各公可会衙决定,如以企

 部门

 範便作为企业宣传之稱

 企业棒年报}管业部

 业悴为主.则由各仝司总经理

 助工熙

 门

 理室提供资料井由总暂理

 处总经理豊汇编、

 (二)编印前先会袪律事务 室

 (四) 签呈:下级对上级有所请示或报告时使用

 (五) 电报:业务处理须以电报行文时使用。

 (六)表格式公文:政府机关规定之表格式公文及公司人事令等,可

 依实际需要印为固定格式使用

 (七)其他:

 司法文书依据司法部门规定程序实施; 诉讼文书,依政府有关部

 门诉讼审议委员会规定程序实施。

 会议纪录及例行表报等的发送不必行文。

 第七条行文名义、署名及印信借用

 (一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下:

 以公司名义由董事长署名盖董事长职章:

 属政策性或影响公司重大权益的行文。

 以公司名义由总经理署名盖总经理职章: 对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政 府及其所属一级机构等之行文。

 以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。

 对省政府、市政府所属二级机构等的行文。

 对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。

 对税务、金融机关的行文。

 总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文 (但本款第六项

 另有规定者从其规定 ) 。

 以公司名义,由经理署名、盖经理职衔签字章。

 对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行

 文。

 营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内 对客户、厂商之行文。

 以部门名义,由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。

 营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内

 对客户、厂商的行文。

 以部门名义盖部门章:

 采购部门对厂商的行文。

 人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民 营事业、民间机构或个人的行文。

 应依本款第四项的名义、 署名及用印规定行文而该行文单位无经 理者,得盖用公司公章行文。

 因环境特殊或事实需要,须另行规定行文名义、 署名及印信使用 者,应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。

 ( 二 ) 关系企业各部门间应以部门名义行文,并依下列规定签署、用 印:

 1. 正式行文者, 以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字 章为之;以业务接洽便函行文者,由经办部门主管及经办人署名,盖用 部门章。

 2. 总管理处各部、 室、中心对各公司行文的油印函件, 盖用部门章。

 工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。

 厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章 签署。

 ( 三 ) 公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务

 ( 如进出口、税务、关税、劳保、投标等 ) ,须加盖公司或业务专用章的 文件,均应盖章,并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字 章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。

 ( 四 ) 特定签署人及印信的文件从其规定。

 ( 五 ) 需以对等身份的签署人名义复文者,应斟酌实情处理。

 第八条 行文的判行权限

 ( 一 ) 以董事长署名行文者,应送总管理处总经理室转呈董事长判

 

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